01. Este ato estabelece a política de proteção de dados, nos termos do regime inaugurado pela Lei 13.709, de 14 de agosto de 2018, e pelo Provimento n. 23, de 10 de setembro de 2020, da Corregedoria Geral da Justiça do Estado de São Paulo.
02. São objetos de coleta e tratamento os seguintes dados pessoais: nome e sobrenome da pessoa natural, a denominação e/ou firma da pessoa jurídica, a nacionalidade da pessoa natural e da pessoa jurídica, a naturalidade da pessoa natural, a origem racial ou étnica da pessoa natural, a sua profissão, o seu estado civil e o seu regime de bens (quando o caso), o seu sexo, a sua data de nascimento e idade, a sua filiação biológica e/ou civil, o endereço residencial e/ou profissional da pessoa natural e a sede da pessoa jurídica, o telefone e o endereço eletrônico da pessoa natural ou jurídica, o documento de identidade registro geral (“RG”), o cadastro de pessoa física (“CPF”), o cadastro nacional de pessoa jurídica (“CNPJ”), a Carteira Nacional de Habilitação (“CNH”), o passaporte, o Registro Nacional de Estrangeiro (“RNE”) e a Carteira de Registro Nacional Migratório, os documentos de identidade e identificação profissional expedidos pelos entes criados por Lei Federal, nos termos da Lei n. 6.206/75, e a Carteira de Trabalho e Previdência Social (“CTPS”).
03. Do registro de nascimento. É obrigatória a apresentação de qualquer documento de identidade dos genitores da criança, assim como e eventualmente a certidão de casamento dos pais e os documentos de identidade de testemunhas, acompanhados da Declaração de Nascido Vivo (DNV). Serão coletadas, tratadas e armazenadas as informações constantes do item 02, além do arquivamento físico e/ou digital da cópia dos documentos de identidade, da certidão de casamento (quando ocaso), escritura pública de união estável (quando o caso), sentença judicial que reconhece e declara a união estável (quando o caso), e da DNV.
03.1. São informados, em até 05 (cinco) dias, para o Ministério Público os dados da criança, dos pais, das testemunhas e o endereço de ocorrência do parto, quando este é realizado fora da maternidade.
03.2. São informados trimestralmente para o Juiz Corregedor Permanente os dados da criança, dos pais, das testemunhas e o endereço de ocorrência do parto, quando este é realizado fora da maternidade.
04. Da adoção. São coletadas, tratadas e armazenadas as informações necessárias para o registro da adoção do menor de idade e do maior de idade. São coletados, tratados e armazenados os dados sensíveis do adotado, dos adotantes e dos genitores dos adotantes. São arquivados os mandados judiciais de adoção e eventuais mandados de cancelamento de registro. Estes documentos ficam arquivados em meio físico e/ou digital.
05. Da habilitação e do registro do casamento. Para o casamento civil, para o registro do casamento religioso com efeitos civis e a conversão da união estável em casamento, é necessária a prévia habilitação dos contraentes, em procedimento que se exigirá a apresentação dos documentos de identidade dos contraentes, das testemunhas, eventualmente dos pais de contraentes menores de 18 anos e maiores de 16 anos. Serão coletadas, tratadas e armazenadas as informações constantes do item 02, além do arquivamento físico e/ou digital das cópias dos (i) documentos de identidade, da (ii) certidão de nascimento ou (iii) da certidão de casamento com averbação do divórcio ou da anulação do casamento anterior, ou (iv) da certidão de óbito do cônjuge falecido, do (v) procedimento de habilitação, (vi) do termo de celebração da cerimônia religiosa pela autoridade religiosa, quando o caso, (vii) da cópia do pacto antenupcial quando os contraentes optarem por regime de bens diverso do regime legal, ou quando especificarem regras próprias ou híbridas para este.
06. Do registro do óbito. Quando realizado presencialmente na sede física deste Ofício, é obrigatória a apresentação do documento de identidade do declarante e dos documentos exigidos pelo art. 80, da Lei 6.015, de 31 de dezembro de 1973, e do item 99, do capítulo XVII, do Tomo II, das Normas de Serviço do Extrajudicial da Corregedoria Geral da Justiça de São Paulo: certidões de nascimento, de casamento e/ou escritura púbica de união estável ou sentença judicial de reconhecimento e declaração estável do falecido, o seu número de inscrição do PIS/PASEP; número de inscrição no Instituto Nacional de Seguro Social – INSS; se contribuinte individual; número de benefício previdenciário – NB, se a pessoa falecida for titular de qualquer benefício pago pelo INSS; número do CPF; número de registro de Carteira de Identidade e respectivo órgão emissor; número do título de eleitor; número de registro de nascimento, com informação do livro, da folha e do termo; número e série da Carteira de Trabalho. Se realizado perante o serviço funerário conveniado com este Ofício e com o Município, a apresentação deste rol de documentos será realizada por ele. Também será apresentada a Declaração de Óbito (DO) expedida pela autoridade médica e/ou sanitária com atribuição legal. Serão coletadas, tratadas e armazenadas as informações constantes do item 02, além do arquivamento físico e/ou digital da cópia dos documentos elencados neste item. Eventualmente, em caso de óbito apresentado para registro após o decurso do prazo legal, também será armazenada e tratada a ordem judicial que determinar a confecção do assento de óbito.
07. Dos procedimentos. São coletadas, tratadas e armazenadas as informações necessárias para a promoção de averbações nos assentos de nascimento, casamento e óbito.
07.1. Nos procedimentos de retificação são coletadas, tratadas e armazenadas toda e qualquer informação e/ou documento apresentado para a prova do erro alegado, abrangendo eventual documento de identidade, certidão nacional ou estrangeira, apostila de HAIA ou certidão de consularização, além de traduções juramentadas e certidões do Registro de Títulos e Documentos. Também são tratadas e armazenadas as informações do requerente da retificação, seus documentos e certidões apresentadas como prova de legitimidade e/ou interesse na prática da retificação. Os procedimentos de retificação ficam armazenados física e/ou digitalmente.
07.2. Nos procedimentos de reconhecimento de filiação – maternidade ou paternidade, são coletadas, tratadas e armazenadas as informações prestadas no requerimento padrão do Provimento 16 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), de 17 de fevereiro de 2012. Ademais, são armazenadas cópias da certidão de nascimento do(a) reconhecido(a), e dos documentos de identidade dos interessados. O procedimento de reconhecimento de filiação fica arquivado física e/ou digitalmente.
07.3. Nos procedimentos de reconhecimento de filiação socioafetiva, são coletadas, tratadas e armazenadas as informações prestadas no requerimento padrão do Provimento 63 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), de 14 de novembro de 2017. Ademais, são armazenadas cópias da certidão de nascimento do(a) reconhecido(a), eventual certidão de casamento, e os documentos de identidade dos interessados e das testemunhas entrevistadas. Também são tratadas e armazenadas qualquer documento probante apresentado no reconhecimento da filiação socioafetiva. O procedimento de reconhecimento de filiação socioafetiva fica arquivado física e/ou digitalmente.
07.4. Nos procedimentos de alteração de nome e de gênero, são coletadas, tratadas e armazenadas as informações prestadas no requerimento padrão do Provimento 73 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), de 28 de junho de 2018. Ademais, são armazenadas o original e/ou cópias autenticadas de todos os documentos exigidos pelo § 6º, do art. 4º do Provimento 73: (i) certidão de nascimento atualizada; (ii) certidão de casamento atualizada (quando o caso); (iii) cópia do registro geral de identidade (RG); (iv) cópia da identificação civil nacional (ICN), se o interessado possuir; (v) cópia do passaporte brasileiro, se o interessado possuir; (vi) cópia do cadastro de pessoa física (CPF) no Ministério da Fazenda; (vii) cópia do título de eleitor; (viii) cópia de carteira de identidade social, se o interessado possuir; (xix) comprovante de endereço; (x) certidão do distribuidor cível do local de residência dos últimos cinco anos (estadual/federal); (xi) certidão do distribuidor criminal do local de residência dos últimos cinco anos (estadual/federal); (xii) certidão de execução criminal do local de residência dos últimos cinco anos (estadual/federal); (xiv) certidão dos tabelionatos de protestos do local de residência dos últimos cinco anos; (xv) certidão da Justiça Eleitoral do local de residência dos últimos cinco anos; (xvi) certidão da Justiça do Trabalho do local de residência dos últimos cinco anos; (xvii) certidão da Justiça Militar, se for o caso. O procedimento de alteração de nome e de gênero fica arquivado física e/ou digitalmente.
07.5. Nos procedimentos de alteração de nome do genitor nos assentos de nascimento ou de casamento do(a) filho(a) são coletadas, tratadas e armazenadas as informações exigidas no Provimento 82 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), de 03 de julho de 2019. Ademais, são armazenadas cópias do documento de identidade do requerente, cópia da certidão de nascimento ou de casamento do(a) filho(a) e cópia da certidão probante da alteração do nome. O procedimento de alteração de nome do genitor no assento de nascimento ou de casamento do(a) filho(a) fica arquivado física e/ou digitalmente.
08. Dos cartões de assinaturas. São coletadas, tratadas e armazenadas as informações necessárias para a abertura do cartão de assinatura da pessoa natural: nome e sobrenome, telefone, profissão, estado civil, endereço residencial, documento de identidade e cadastro da pessoa física (“CPF”). Também são coletadas, tratadas e armazenadas as cópias físicas ou digitais do documento de identidade, e, eventualmente, da certidão de nascimento, de casamento ou de óbito do cônjuge; da escritura pública de união estável ou da sentença judicial declaratória da união estável.
08.1. A informação telefônica é utilizada para acessar o titular do depósito da firma em caso de suspeita de falsificação ou fraude por terceiros. Não são prestadas informações verbais ou por meio de certidão acerca do telefone do depositante, exceto por ordem judicial.
09. Das procurações na forma pública. São coletadas, tratadas e armazenadas as informações pessoais constantes do item 02 desta política de privacidade, necessárias para a confecção da procuração na forma pública, conforme art. 215 e seus parágrafos, da Lei 10.406 de 10 de janeiro de 2002 (Código Civil); e seções IV e V, do capítulo XVI, das Normas de Serviço do Extrajudicial da Corregedoria Geral da Justiça do Estado de São Paulo. Estão sujeitos à coleta, tratamento e armazenamento os dados do outorgante da procuração e de eventuais testemunhais instrumentais ou testemunhas à rogo do outorgante. Também estão sujeitos à coleta, tratamento e armazenamento os dados do outorgado, quando fornecidos pelo outorgante, ou quando comparece assinando a procuração. Também são coletadas, tratadas e armazenadas todas as certidões e documentos exigidos pelos diplomas normativos elencados neste item: certidões de nascimento, casamento e óbito, certidões de juntas comerciais, certidões de débitos ou negativa de débitos tributários de entes municipais, estaduais, distrital e federal, certidões de valor venal, certidões de cadastro administrativo, certidões de propriedade de imóveis urbanos ou rurais, certidões de ônus reais, certidões de distribuição de ações cíveis ou penais, de qualquer esfera e de qualquer especialidade judiciária, certidões de protesto, de títulos e documentos e de pessoas jurídicas, certidões notariais, alvarás judiciais etc. Todos os documentos utilizados para a confecção de atos notariais são arquivados em meio físico e/ou digital.
10. Da publicidade das procurações na forma pública e dos registros civis. Qualquer pessoa, sem expor a razão do seu interesse, pode solicitar certidões em breve relatório ou por quesito de assentos de registro civil de pessoal natural, de procurações na forma pública e de processos e documentos arquivados neste Ofício, dada a publicidade como vetor da atividade notarial e registral, nos termos do caput do art. 17, da Lei 6.015, de 31 de dezembro de 1973 (“Qualquer pessoa pode requerer certidão do registro sem informar ao oficial ou ao funcionário o motivo ou interesse do pedido”).
10.1. Não figuram com publicidade irrestrita as certidões em inteiro teor de assentos de registro civil. O pedido destas certidões será submetido a análise judicial quando envolverem elementos sensíveis: legitimação adotiva, adoção, legitimação de filho, alteração de gênero, reconhecimento de filiação e proteção à testemunha. O pedido não será submetido a autorização judicial quando o requerente for o próprio interessado, ou quando o terceiro for mandatário do interessado, provada a representação pelos meios legais. Serão coletados, tratados e arquivados os dados dos requerentes das certidões, mesmo quando se tratar do próprio registrado ou do seu representante legal ou convencional. Estão sujeitos à coleta, tratamento e arquivamento todos os elementos elencados no item dois desta política.
10.2. Não é expedida certidão, cópia ou informação verbal de cartões de assinatura depositados na serventia. Igualmente, não é autorizado o pedido de destruição ou qualquer forma, a qualquer título, de inutilização do cartão de assinatura pelo titular. A expedição de cópia, certidão ou qualquer ato de restrição será possível com ordem judicial.
10.3. Não serão fornecidas cópias, informações verbais ou certidões de procedimentos destinados ao reconhecimento de filiação biológica ou socioafetiva e de procedimentos de alteração de gênero e nome, exceto por ordem judicial. Também não serão fornecidas cópias, informações verbais ou certidões de mandados judiciais de averbações de separação ou divórcio quando envolvam elementos que extrapolem a informação desses atos, tais como ajuste de bens, pensão ou guarda de filhos. Também não serão fornecidas cópias, informações verbais ou certidões de mandados judiciais de alteração de gênero, nome, proteção à testemunha, interdição, adoção e reconhecimento de filiação.
10.4. Para a expedição de certidão ou informação restrita ao que constar nos indicadores e índices pessoais, este Ofício poderá exigir o fornecimento, por escrito, da identificação do solicitante e da finalidade da solicitação (item 144, do capítulo XII, das Normas de Serviço do Extrajudicial da Corregedoria Geral da Justiça de São Paulo). Haverá coleta, tratamento e arquivamento dos elementos constantes do item 02 desta política, no caso do requerimento tratado neste item.
10.5. Nos pedidos de certidões ou informações em bloco, ou agrupadas, ou então com base em critérios não usuais de pesquisa, este Ofício poderá exigir o fornecimento, por escrito, da identificação do solicitante e da finalidade da solicitação (item 144.1, do capítulo XII, das Normas de Serviço do Extrajudicial da Corregedoria Geral da Justiça de São Paulo). Haverá coleta, tratamento e arquivamento dos elementos constantes do item 02 desta política, no caso do requerimento tratado neste item.
10.6. Serão negadas, por meio de nota fundamentada, até o prazo legal de 05 (cinco) dias, as solicitações de certidões e/ou informações formuladas em bloco, relativas a registros e procurações, sejam do mesmo titular de dados pessoais ou a titulares distintos, quando as circunstâncias da solicitação indicarem a finalidade de tratamento de dados pessoais, pelo solicitante ou outrem, de forma contrária aos objetivos, fundamentos e princípios da Lei n. 13.709, de 14 de agosto de 2018 (item 144.2, do capítulo XII, das Normas de Serviço do Extrajudicial da Corregedoria Geral da Justiça de São Paulo). O interessado, na circunstância deste item, poderá solicitar, através de pedido de providências, ao Juiz Corregedor Permanente a autorização para o fornecimento dos dados.
11. Da comunicação de dados sensíveis para terceiras entidades. São informados para várias entidades os dados sensíveis elencados no item 02 desta política de privacidade e tratamento de dados.
11.1. São informados diariamente à Central de Informações do Registro Civil – CRC os dados de nascimento, casamento, óbito, interdição e transcrição, com o fornecimento potencial de todos os elementos constantes do assento, conforme itens 02, 03, 04 e 05 desta política de privacidade e tratamento de dados.
11.2. São informados diariamente ao Sistema Nacional de Informações de Registro Civil – SIRC os dados de nascimento, casamento, óbito e transcrição, com o fornecimento potencial de todos os elementos constantes do assento, conforme itens 02, 03, 04 e 05 desta política de privacidade e tratamento de dados, além as averbações que de qualquer forma alterem elementos do assento.
11.3. São fornecidos mensalmente à Justiça Eleitoral os dados sensíveis de qualificação das pessoas falecidas.
11.4. São fornecidos mensalmente para a Fundação SEADE dados para a confecção estatística do número de nascimentos, casamentos, óbitos e natimortos. Poderão ser enviadas cópias das Declarações de Nascido Vivo (DNVs) e das Declarações de Óbito (DOs).
11.5. São fornecidos mensalmente para a Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo os dados sensíveis de qualificação das pessoas falecidas, nos termos do artigo 27, da Lei Estadual 10.705 de 28 de dezembro de 2000.
11.6. São fornecidos imediatamente para a Fundação Nacional do Índio – FUNAI os dados sensíveis do registro da criança indígena, dos seus pais e de eventuais testemunhas.
11.7. São fornecidos mensalmente para a Circunscrição de Recrutamento Militar local os dados sensíveis de qualificação de brasileiros do sexo masculino, falecidos entre 17 e 45 anos de idade.
11.8. São fornecidos mensalmente para a Receita Federal do Brasil – SRF e para o Instituto Nacional do Seguro Social – INSS dados sensíveis dos óbitos registrados.
11.9. São fornecidos mensalmente para a Polícia Federal dados sensíveis do registro do casamento e do registro do óbito de não nacionais.
11.10. São fornecidos mensalmente para o Instituto de Identificação Ricardo Gumbleton Daunt – IIRGD e para a Secretaria de Segurança Pública do Estado de São Paulo os dados sensíveis de todos os óbitos registrados no mês.
11.11. São fornecidas quinzenalmente informações de procurações lavradas, além dos dados sensíveis de qualificação dos participantes, para o módulo CEP, da Central Notarial de Serviços Eletrônicos Compartilhados – CENSEC e do Colégio Notarial do Brasil – Seção São Paulo (CNB-SP), por meio do Sistema Informações e Gerenciamento Notarial (SIGNO).
11.12. São fornecidas diariamente para a Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo as informações sensíveis de transferência de veículos quando comparece para o reconhecimento de firma por autenticidade no Recibo de Transferência de Veículo o comprador. São informados os nomes completos do vendedor e comprador, os seus números do cadastro de pessoa física (CPF) ou cadastro nacional de pessoa jurídica (CNPJ), o registro geral (RG) do comprador, se pessoa física, o endereço residencial ou sede do comprador, e o número e a folha do termo de comparecimento. Também é enviada à Secretaria da Fazendo do Estado cópia digitalizada do Recibo de Transferência de Veículo. Também ocorre o armazenamento físico e/ou digital deste recibo no banco de dados deste Ofício.
11.13. São fornecidos para o COAF – Conselho de Controle de Atividades Financeiras, quando preenchidos os critérios do Provimento 88, de 01 de outubro de 2020, do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), os dados sensíveis de qualquer operação suspeita, nos termos do artigo 5º daquele Provimento, in verbis: “Os notários e registradores devem avaliar a existência de suspeição nas operações ou propostas de operações de seus clientes, dispensando especial atenção àquelas incomuns ou que, por suas características, no que se refere a partes envolvidas, valores, forma de realização, finalidade, complexidade, instrumentos utilizados ou pela falta de fundamento econômico ou legal, possam configurar indícios dos crimes de lavagem de dinheiro ou de financiamento do terrorismo, ou com eles relacionar-se”.
11.14. São fornecidos quinzenalmente para a Central Cadastro Único de Clientes do Notariado-CCN, gerida pelo Colégio Notarial do Brasil, conforme Provimento 88, de 01 de outubro de 2020, do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), os dados de cadastro de pessoas naturais e pessoas jurídicas participantes de atos notariais, elencados no item 02 desta política de privacidade e proteção de dados. Também são fornecidos dados biométricos, como impressões digitais e fotografias, e imagens dos documentos de identificação e dos cartões de assinatura.
12. Câmeras de segurança. São armazenadas as imagens e vídeos das câmeras de segurança internas e externas pelo prazo de 02 semanas. Somente são fornecidas cópias e/ou informações de imagens com solicitação da autoridade policial ou da autoridade judiciária.
13. Currículos e assemelhados. Currículos, cartas de recomendação e qualquer outro documento assemelhado que contenham informações sensíveis são armazenados em local seguro pelo prazo máximo de 01 (um) ano, após o qual são eliminados sem possibilidade de recuperação. O interessado em vaga de emprego nesta serventia, portanto, deve renovar o envio do currículo caso não seja chamado no prazo indicado.
14. Endereços eletrônicos fornecidos via web. Endereços eletrônicos (e-mails) fornecidos ao entrar em contato eletrônico com a serventia, ou após a postagem de comentários no sítio eletrônico deste Ofício são armazenados de forma segura e poderão ser eliminados anualmente do banco de dados.
15. Da autorização para coleta, tratamento e arquivamento. A coleta, o tratamento e o arquivamento dos dados pessoais expostos nesta política de privacidade e proteção de dados independe de autorização específica da pessoa natural que deles for titular (item 131, do capítulo XIII, das Normas de Serviço do Extrajudicial da Corregedoria Geral da Justiça de São Paulo). Os dados não são vendidos a entidades privadas e são fornecidos gratuitamente para as entidades públicas e privadas arroladas no item 10.
16. Do armazenamento em banco de dados. Os dados pessoais sensíveis, os documentos e demais informações são armazenadas em banco de dados seguro, protegidos de acesso não autorizado. O software de gerenciamento e plataforma de serviço contam com trilha de rastreamento, de forma que os operados podem ser identificados com facilidade. A estrutura física e digital obedece às conformações do Provimento 74, de 31 de julho de 2018, do Conselho Nacional de Justiça.
16.1. São também objeto de backup em “nuvem”, em servidor externo, protegidos de acesso não autorizado por autenticação de dois fatores.
16.2. São também objeto de backup em mídia física externa, protegida por criptografia RSA 256 bits.
17. Outros dados sensíveis. Não há coleta de dados sensíveis referente à convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou organização de caráter religioso, filosófico ou político, e à vida sexual.
18. Da eliminação de dados. Via de regra, não são eliminados os dados sensíveis coletados, com exceção daqueles dados discriminados e autorizados pelo Provimento 50, de 28 de setembro de 2015, do Conselho Nacional de Justiça; e desde que não exista obrigatoriedade de conservação digital.
18.1. Os que podem ser destruídos após digitalização e os que dispensam digitalização, são feitos de modo que não seja possível recuperar a informação neles contida.
18.2. São informados semestralmente ao Juiz Corregedor Permanente os dados destruídos nos termos deste item.
19. Identificação do controlador. O controlador dos dados é Tuxserv Tecnologia, que pode ser contatada pelo e-mail: lgpd@tuxserv.com.br.
20. Responsabilidade dos operadores e agentes de tratamento. Os operadores e agentes de tratamento de dados deste Ofício são responsáveis por observar as disposições pertinentes à proteção de dados pessoais previstas na LGPD, bem como o direito à privacidade dos usuários do serviço.
